項目文檔管理的重要性及實現(xiàn)方式

在項目推進過程中，因管理不善丟失項目文件的情況時有發(fā)生。大家都都知道項目文檔管理的重要性，如果一個項目缺乏項目文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標準的項目。項目文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當大的工作量，高質量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質量有極其重要的意義。

做好項目文檔管理方法：選擇一款優(yōu)秀的項目文檔管理系統(tǒng)是一個非常不錯的選擇。推進Mobox 項目文檔管理軟件

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導入模板生成項目文檔結構樹

 

項目文檔階段/任務，提交文檔完成度設置

項目在實施的時候，各個階段或任務其對要求上交的文檔是有要求的。這個判斷可以有管理員來分析確定。當某一個階段的文件已經(jīng)提交完整，我們可以對這個文件夾設置一個“已完成”的狀態(tài)標識，并對文件夾顏色進行區(qū)分，這樣其他人員能一目了然的知道目前項目文檔歸檔的狀態(tài)

可以設置項目文件夾的狀態(tài)

實用的文檔分級分權管理

由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務組的多個人員同時協(xié)作完成，因此權限設置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應對。應當注意，權限管理是為了讓項目人員在許可的權限下，更加可靠、準確的使用文檔，絕不應該增加更多復雜不便的管理操作。

 

平常一個項目往往是一個團隊參與，而每個成員都可能產(chǎn)生文檔，如何做好項目文檔管理，是項目管理者需要考慮的問題。

項目文檔管理中常見問題

1）文檔存儲分散，難以統(tǒng)一控制，易丟失

大部分的文檔都分散于不同員工的電腦里，丟失風險大。項目組成員獲取相關文檔信息不便，影響工作效率。

2）重要文件修改沒有留痕，找不到責任人

重要的項目文件被修改，查詢不到文檔操作記錄，找不到相關責任人，文檔安全難以保障。

3）文檔版本多次被修改，無法確定最終版本

項目文件被多人進行校閱，修改，導致最終版本混亂，無法區(qū)分最新版本，一旦看錯文件，將會對項目進度及項目質量造成重大損失。

4）流程審批過程繁瑣，異地難審批

使用傳統(tǒng)的紙質流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點冗長而繁復，完成一個流程的審批需花費大量時間，未能及時獲得審批信息，導致延誤工期，造成損失。

5）大文檔傳輸不便，文檔搜索查找困難
電腦硬盤存儲了非常多的文件，隨著文件越來越多，查找所需要的文件就會變得越來越困難。

項目文檔管理的重要性

1）知識積累

避免人員調動，員工離職等帶來的知識的流失；構建和規(guī)范項目文檔庫。

2）知識安全

保護文檔隱私，避免信息泄露。對權限的設置更加嚴格。

3）文檔質量

創(chuàng)建項目的知識體系和脈絡，有效保證文檔的正確性，降低質量事故發(fā)生率。

4）成果交付

項目文檔作為項目交付物，是項目驗收的依據(jù)。尤其對于研發(fā)類項目而言，最后的交付物基本都是各類文檔