不得不說的項目成本控制

良好的成本估算對于項目管理的成功至關(guān)重要。在項目管理的生命周期中，可能會出現(xiàn)許多投入的資源成本，而準(zhǔn)確的項目成本估算方法可能是成功和失敗之間的關(guān)鍵區(qū)別。項目成本控制是一個持續(xù)的過程，有助于將職能分為四個步驟:資源規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制。它們大多是連續(xù)的，但有可能在項目中途發(fā)生一些資源變化，迫使預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。或者，在控制過程中觀察到的偏差可以調(diào)用估算修正。

1、項目資源規(guī)劃

資源規(guī)劃是確定執(zhí)行項目所需資源并將項目完成的過程。資源的例子有人員（如雇員和承包商）)和設(shè)備（如基礎(chǔ)設(shè)施、大型施工車輛和其他供應(yīng)有限的專門設(shè)備）。

資源規(guī)劃是在項目開始時完成的，在實際工作開始之前。

首先，項目經(jīng)理需要準(zhǔn)備好工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。他們需要查看WBS中的每個子任務(wù)，詢問完成這個任務(wù)需要多少人，需要什么樣的技能，以及需要什么樣的設(shè)備或材料。

雖然這一步發(fā)生在規(guī)劃階段，但是項目經(jīng)理需要考慮實際情況。例如，你可能確定了對具有特定專業(yè)知識的資源的需求，但如果組織中沒有這樣的資源，你就必須考慮雇用一個承包商或培訓(xùn)你的團(tuán)隊。所有這些真實的變量都會影響成本控制。

通過采用這種任務(wù)級別的方法，項目經(jīng)理就可能得到所有資源的準(zhǔn)確而完整的清單，然后將其作為下一步估算成本的輸入。

2、項目成本估算

成本估算是對與執(zhí)行項目所需資源相關(guān)的成本進(jìn)行量化的過程。為了進(jìn)行成本計算，我們需要以下信息：

■ 資源需求

■ 每個資源的占用時長

■ 每種資源的價格

■ 了解公司的財務(wù)狀況和報告結(jié)構(gòu)

■ 假設(shè)清單

■ 潛在風(fēng)險

■ 過去的項目成本和行業(yè)基準(zhǔn)

 

估算和實際成本之間的偏差越大，項目成功的可能性就越小。然而，有許多估算模型可供選擇。如果你有大量來自類似項目的歷史成本數(shù)據(jù)，那么類比估算是一個不錯的選擇。一些組織更喜歡數(shù)學(xué)方法，如參數(shù)建模或程序估計和檢查技術(shù)（PERT）。

估算可以說是成本控制中最困難的步驟，因為準(zhǔn)確性是關(guān)鍵。此外，項目經(jīng)理還必須考慮諸如固定成本和可變成本、管理費(fèi)用、通貨膨脹和金錢的時間價值等因素。

然后就需要在采用自上而下和自下而上的方法之間做出選擇。當(dāng)過去的成本數(shù)據(jù)可用時，自上而下通常有效。在這個方面，項目經(jīng)理通常有執(zhí)行類似項目的經(jīng)驗，因此可以很好地進(jìn)行決策。自下而上適用于組織沒有很多經(jīng)驗的項目，因此，在任務(wù)級別計算成本估算值，然后往上推算是有意義的。

3、項目成本預(yù)算

成本預(yù)算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個獨立的過程。預(yù)算是將成本分配到項目特定部分的過程，例如特定時間段的單個任務(wù)或模塊。預(yù)算包括用于管理意外費(fèi)用的應(yīng)急儲備金。

預(yù)算創(chuàng)建了一個成本基線，據(jù)此我們可以繼續(xù)度量和評估項目的成本績效。如果沒有預(yù)算，估算的總成本仍然是一個抽象的數(shù)字，中途很難衡量。對項目績效的評價使我們有機(jī)會評估為項目的未來階段需要撥出多少預(yù)算。

確定預(yù)算的另一個原因是，組織經(jīng)常依賴預(yù)期的未來現(xiàn)金流來提供資金。在初始階段，項目經(jīng)理的資金有限，必須相應(yīng)地設(shè)定目標(biāo)。這類似于在最初的幾個月里建好地基和一層樓，然后完成項目的其余部分。

4、項目成本控制

成本控制是衡量自基線的成本偏差并采取適當(dāng)行動的過程，如增加預(yù)算分配或減少工作范圍，以糾正差距。成本控制是在整個項目生命周期中持續(xù)進(jìn)行的過程。這里的重點是及時清晰的報告和衡量。

與成本基準(zhǔn)一樣，成本控制計劃也是成本控制的重要輸入。這個計劃包含了一些細(xì)節(jié)，比如如何測量項目績效，偏差的閾值是什么，如果超出閾值將采取什么行動，以及擁有決策權(quán)的人員和角色的列表。

在處理大型項目中的數(shù)百項任務(wù)時，成本控制可以提供決策者所需的透明度，以便迅速對情況做出反應(yīng)。

總之，在進(jìn)行項目成本估算時，需要考慮多種因素，包括項目的規(guī)模、復(fù)雜性、資源需求、市場條件、風(fēng)險等，以確保估算的準(zhǔn)確性。成本估算的準(zhǔn)確性隨著項目的績效而提高，因此在項目進(jìn)程中可以對其進(jìn)行細(xì)化，反映額外的詳細(xì)細(xì)節(jié)