共好plm系統(tǒng)
項(xiàng)目工時(shí)管理，合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。“時(shí)間就是金錢”在項(xiàng)目管理中確實(shí)是真理。項(xiàng)目工時(shí)直接影響著項(xiàng)目費(fèi)用和成本，不論你的項(xiàng)目工作是按小時(shí)還是按固定費(fèi)用計(jì)費(fèi)和付款，你在一段工時(shí)內(nèi)完成的工作越多，你的效率就越高，費(fèi)用和成本也就越低。
項(xiàng)目工時(shí)管理方法的重要性
對(duì)于許多項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，管理統(tǒng)計(jì)工時(shí)通常是按小時(shí)計(jì)算為客戶完成的工作的費(fèi)用。但即便你的項(xiàng)目沒(méi)有按小時(shí)計(jì)費(fèi)，管理統(tǒng)計(jì)工時(shí)仍然有意義。以下是管理統(tǒng)計(jì)工時(shí)對(duì)項(xiàng)目的好處：
1、規(guī)避隱藏的項(xiàng)目費(fèi)用。如果安排得當(dāng)，工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)可以解決工時(shí)費(fèi)用不明的常見(jiàn)問(wèn)題，例如，減少花費(fèi)在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時(shí)間。
2、審查和分析團(tuán)隊(duì)的績(jī)效和效率。工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)是審查和分析團(tuán)隊(duì)的績(jī)效和效率最簡(jiǎn)單和最直接的方法。收集團(tuán)隊(duì)的工時(shí)費(fèi)用數(shù)據(jù)，有助于我們了解全局，理解生產(chǎn)力動(dòng)態(tài)，找出哪些可以優(yōu)化和哪些需要優(yōu)化。
3、最后一點(diǎn)也不容小覷，那就是：對(duì)于正式員工來(lái)說(shuō)，工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)支持對(duì)他們的工作效率和績(jī)效進(jìn)行分析，看看有哪些地方可以改進(jìn)和優(yōu)化。
4、提供可靠的計(jì)劃和預(yù)測(cè)依據(jù)。歷史周期的工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供執(zhí)行特定任務(wù)所需工時(shí)的見(jiàn)解。
項(xiàng)目工時(shí)管理方法的基本規(guī)則
首先，使用帶有專業(yè)的項(xiàng)目工時(shí)管理軟件，比如Gungho，確保工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析不需要太多時(shí)間和精力。自動(dòng)化系統(tǒng)有助于減少時(shí)間和精力的消耗，但也依賴于整個(gè)流程的清晰度和透明度。在Gungho工時(shí)表中創(chuàng)建清晰的工作結(jié)構(gòu)并設(shè)置報(bào)表，這樣你以后就可以通過(guò)幾次點(diǎn)擊來(lái)生成報(bào)表。
工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)只有在提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的情況下才有意義，否則，它就會(huì)變成浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，對(duì)團(tuán)隊(duì)績(jī)效和工作環(huán)境不會(huì)產(chǎn)生任何積極影響。以下是考慮如何安排工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)的基本技巧：
其次，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解釋為何你要執(zhí)行工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)，以及為何工時(shí)表數(shù)據(jù)非常重要。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分，并準(zhǔn)確記錄數(shù)據(jù)。你需要協(xié)助團(tuán)隊(duì)成員采用工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)，及時(shí)提醒他們填寫工時(shí)表，幫助他們明確哪些活動(dòng)應(yīng)該跟蹤到特定任務(wù)，跟蹤他們是如何填寫工時(shí)表。
最后，分析收集到的數(shù)據(jù)，了解工作流中可能存在的缺點(diǎn)和瓶頸，評(píng)估團(tuán)隊(duì)成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負(fù)或者工作量太少。
項(xiàng)目工時(shí)管理方法實(shí)現(xiàn)的主要步驟
1、分析結(jié)果。在每個(gè)周期結(jié)束時(shí)執(zhí)行這一步，看看取得了哪些成績(jī)，有哪些可以改進(jìn)的地方，團(tuán)隊(duì)中哪些動(dòng)態(tài)值得密切關(guān)注。
2、跟蹤在當(dāng)前工作周期完成的工作的工時(shí)費(fèi)用。稍后，你將會(huì)用這些數(shù)據(jù)來(lái)安排未來(lái)周期的工作，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性非常重要。
3、在全面分析數(shù)據(jù)之后，你可以使用數(shù)據(jù)來(lái)為下一周期的估算做準(zhǔn)備、預(yù)測(cè)團(tuán)隊(duì)的能力以及規(guī)劃未來(lái)的工作量。
項(xiàng)目工時(shí)管理方法執(zhí)行需要注意
如果執(zhí)行得不好，工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)不僅會(huì)對(duì)項(xiàng)目和工作管理沒(méi)有幫助，而且還會(huì)變成團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都討厭的另一個(gè)負(fù)擔(dān)。注意不要在管理統(tǒng)計(jì)工時(shí)上花費(fèi)太多時(shí)間，因?yàn)檫@會(huì)破壞工作優(yōu)化的理念。你需要制定清晰的流程，使用的直觀工具，并為你的團(tuán)隊(duì)提供必要的指導(dǎo)。同時(shí)，不要忽略用收集到的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)的方法。否則，整個(gè)流程就沒(méi)有意義。
另外，不要保留事后編輯工時(shí)表的可能性。為了防止團(tuán)隊(duì)成員糾正他們前幾周和前幾個(gè)月記錄的工時(shí)，請(qǐng)批準(zhǔn)和鎖定過(guò)去周期的工時(shí)表。你不希望工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)在會(huì)計(jì)部門處理工資并向客戶開(kāi)具發(fā)票之后被人編輯。
雖然項(xiàng)目工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)不是項(xiàng)目管理唯一的事項(xiàng)，但它是最基本的事項(xiàng)。如果項(xiàng)目經(jīng)理不能控制項(xiàng)目工時(shí)，他們就不能控制利害關(guān)系人的成本和期望
