Mobox項目文檔管理能力是項目成功的重要保障

2024/03/06 分類:產(chǎn)品中心文檔管理 552

Mobox項目文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)成功部署了大型國企及汽車整機廠、叉車廠，是這些企業(yè)研發(fā)項目成功的重要技術(shù)保障。

項目文檔概述

項目文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。項目問題產(chǎn)生后無據(jù)可查，因此項目可能變得混亂。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

項目文檔涉及內(nèi)容

1）項目文檔包括文件、檔案和資料。

2）文件是在項目中形成、接受和保存的所有記錄的信息。

3）檔案是在項目中形成的有保存價值的歷史記錄。

4）資料是在項目中通過各種途徑獲得的、對項目工作有參考價值的信息材料。

具體項目文檔類型可能有：項目計劃文檔；需求文檔；項目執(zhí)行計劃文檔；項目變更控制文檔；項目溝通文檔；項目質(zhì)量管理文檔；項目風(fēng)險管理文檔等。

項目文檔管理是項目成功的重要而基礎(chǔ)的一環(huán)

存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標準的項目。文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質(zhì)量有極其重要的意義。選擇一款優(yōu)秀的項目文檔管理系統(tǒng)是一個非常不錯的選擇。Mobox 項目文檔管理軟件

針對項目文檔管理的特殊功能描述

方法1）可以設(shè)置項目文檔管理系統(tǒng)的項目來源于Gungho項目系統(tǒng)（就是Gungho里面的項目文件自動歸檔到Mobox），2個系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通設(shè)置參考：

Gungho項目文檔自動歸檔到Mobox文檔系統(tǒng)

方法2）對Mobox項目文檔管理中心進行操作

1、用項目模板對應(yīng)生成項目文檔結(jié)構(gòu)目錄
項目名稱XX

1?????? 項目階段1

?????????????????? 1_1? 關(guān)鍵任務(wù)1

?????????????????? 1_2? 關(guān)鍵任務(wù)2

???????? 2?????? 項目階段2

?????????????????? 2_1? 關(guān)鍵任務(wù)3

…

因為，我們的項目實施的計劃結(jié)構(gòu)是大多是相似的，可以實現(xiàn)給不同的項目做相關(guān)的結(jié)構(gòu)模板。

Mobox系統(tǒng)可以導(dǎo)入模板，從而自動生成項目結(jié)構(gòu)

1、? 可以通過Excel建立項目模板

2、? 導(dǎo)入模板生成項目文檔結(jié)構(gòu)樹

3、項目文檔階段/任務(wù)，提交文檔完成度設(shè)置
項目在實施的時候，各個階段或任務(wù)其對要求上交的文檔是有要求的。這個判斷可以有管理員來分析確定。當(dāng)某一個階段的文件已經(jīng)提交完整，我們可以對這個文件夾設(shè)置一個“已完成”的狀態(tài)標識，并對文件夾顏色進行區(qū)分，這樣其他人員能一目了然的知道目前項目文檔歸檔的狀態(tài)

可以設(shè)置項目文件夾的狀態(tài)

4、實用的文檔分級分權(quán)管理
由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務(wù)組的多個人員同時協(xié)作完成，因此權(quán)限設(shè)置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應(yīng)對。應(yīng)當(dāng)注意，權(quán)限管理是為了讓項目人員在許可的權(quán)限下，更加可靠、準確的使用文檔，絕不應(yīng)該增加更多復(fù)雜不便的管理操作。