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Mobox項目文檔管理能力是項目成功的重要保障 Mobox項目文檔管理能力是項目成功的重要保障

Mobox項目文檔管理能力是項目成功的重要保障

分類:產(chǎn)品中心 文檔管理 551

Mobox項目文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)成功部署了大型國企及汽車整機廠、叉車廠,是這些企業(yè)研發(fā)項目成功的重要技術(shù)保障。

項目文檔概述

項目文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視,當發(fā)現(xiàn)其重要性時,往往為時已晚。項目問題產(chǎn)生后無據(jù)可查,因此項目可能變得混亂。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。

項目文檔涉及內(nèi)容

1)項目文檔包括文件、檔案和資料。

2)文件是在項目中形成、接受和保存的所有記錄的信息。

3)檔案是在項目中形成的有保存價值的歷史記錄。

4)資料是在項目中通過各種途徑獲得的、對項目工作有參考價值的信息材料。

具體項目文檔類型可能有:項目計劃文檔;需求文檔;項目執(zhí)行計劃文檔;項目變更控制文檔;項目溝通文檔;項目質(zhì)量管理文檔;項目風險管理文檔等。

項目文檔管理是項目成功的重要而基礎(chǔ)的一環(huán)

存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理,那么它也就不是一個規(guī)范、標準的項目。文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當大的工作量,高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔,對于提高項目管理水平和項目質(zhì)量有極其重要的意義。選擇一款優(yōu)秀的項目文檔管理系統(tǒng)是一個非常不錯的選擇。Mobox 項目文檔管理軟件

針對項目文檔管理的特殊功能描述

方法1)可以設置項目文檔管理系統(tǒng)的項目來源于Gungho項目系統(tǒng)(就是Gungho里面的項目文件自動歸檔到Mobox),2個系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通設置參考:

Gungho項目文檔自動歸檔到Mobox文檔系統(tǒng)

方法2)對Mobox項目文檔管理中心進行操作

1、用項目模板對應生成項目文檔結(jié)構(gòu)目錄
項目名稱XX

1?????? 項目階段1

?????????????????? 1_1? 關(guān)鍵任務1

?????????????????? 1_2? 關(guān)鍵任務2

???????? 2?????? 項目階段2

?????????????????? 2_1? 關(guān)鍵任務3

因為,我們的項目實施的計劃結(jié)構(gòu)是大多是相似的,可以實現(xiàn)給不同的項目做相關(guān)的結(jié)構(gòu)模板。

Mobox系統(tǒng)可以導入模板,從而自動生成項目結(jié)構(gòu)

1、? 可以通過Excel建立項目模板

 

2、? 導入模板生成項目文檔結(jié)構(gòu)樹

 

3、項目文檔階段/任務,提交文檔完成度設置
項目在實施的時候,各個階段或任務其對要求上交的文檔是有要求的。這個判斷可以有管理員來分析確定。當某一個階段的文件已經(jīng)提交完整,我們可以對這個文件夾設置一個“已完成”的狀態(tài)標識,并對文件夾顏色進行區(qū)分,這樣其他人員能一目了然的知道目前項目文檔歸檔的狀態(tài)

可以設置項目文件夾的狀態(tài)

 

4、實用的文檔分級分權(quán)管理
由于一個項目中,同一項工作有可能需要不同任務組的多個人員同時協(xié)作完成,因此權(quán)限設置必須類型廣、組合多,針對特殊情況具有特殊的方法來應對。應當注意,權(quán)限管理是為了讓項目人員在許可的權(quán)限下,更加可靠、準確的使用文檔,絕不應該增加更多復雜不便的管理操作。

1)可見

可見:被設置的“目錄”是可以在該員工系統(tǒng)中顯示出來

2)展開

展開:當前“目錄”員工看到后,可以展開,看到目錄內(nèi)的文件及目錄

3)? 瀏覽

可以對文件進行瀏覽查看,但不能下載

4)上傳

有上傳權(quán)限:員工可以向當前“目錄”上傳文件

5)下載

有下載權(quán)限:員工可以下載當前“目錄”中已經(jīng)上傳的文件

6)編輯

有編輯權(quán)限:可以在當前目錄刪除或覆蓋,自己上傳過的文件

沒有編輯權(quán)限:已經(jīng)上傳的文件自己不能覆蓋或者刪除

項目文檔管理總結(jié):

提高項目文檔管理水平,使其更加規(guī)范、更加便捷,才能令項目管理工作更加順利的進行,最終使項目達到更好的成果,目前Mobox項目文檔管理系統(tǒng)5用戶免費,可以加 吳工(微信:13805711962)聯(lián)系獲取

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